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O Wintour disponibiliza para as agências que possuem ou pretendem criar filiais, o suporte para que a agência possa administrar o controle das mesmas através do sistema.
O Wintour oferece às agências 3 (três) tipos de configurações para o sistema tornar-se multi-filial.
Por multi-filial compreende-se empresas com o mesmo CNPJ, portanto as opções 2 (Filiais com mesmo centro de faturamento) e 3 (Filiais com centro de faturamento diferenciado) de configuração multi-filial se aplicam apenas a empresas com o mesmo CNPJ principal (aceitando variação na parte da filial, ex /0001, /0002, etc). Empresas com CNPJ diferentes devem utilizar a opção 1 (Filiais totalmente independentes (Empresas separadas)) fazendo contratos individuais.
Abaixo seguem detalhes de como funcionam cada uma das 3 opções de configuração para Multifilial.
Caso necessário dentro das três opções mencionadas abaixo, poderá haver a combinação entre elas.
Neste caso, nenhum módulo do sistema é compartilhado, o tratamento não é exatamente de separação de filiais, e sim tratamento como empresas totalmente independentes de maneira que, ao acessar o sistema, o usuário escolhe qual empresa está acessando.
Modelo de licenciamento do sistema:
Este modelo requer assinatura de um contrato para cada filial, assim como custos de licenciamento separados.
Compartilham Cadastro de clientes, tabela de configurações, parametrizações, plano de contas, contas a pagar, contas a receber e numeração de faturas, ND's e NC's.
Geralmente este tipo de configuração é utilizado para filiais/postos de atendimento distribuídos na mesma cidade, mas com faturamento centralizado em um ponto. Mais usado pelas agências com postos de atendimento avançados, mas que estejam ligados a uma determinada filial.
Modelo de licenciamento do sistema
Este modelo requer assinatura de apenas um contrato para todas as filiais, e o custo do licenciamento é calculado de maneira unificada.
Nesse modelo de configuração as filiais compartilham cadastro de clientes, tabelas de configurações, parametrizações, e plano de contas, mas não compartilham contas a pagar, contas a receber e numeração de Faturas, ND's e NC's. Normalmente este tipo de configuração é utilizado para filiais em cidades diferentes, com estrutura de faturamento/financeira própria.
Modelo de licenciamento do sistema
Este modelo requer assinatura de apenas um contrato para todas as filiais, e o custo do licenciamento é calculado de maneira unificada.
Devido à configuração Multi-filial o sistema passa a apresentar algumas mudanças em alguns módulos.
As informações apresentadas a seguir se referem somente as configurações de filiais com centro de faturamento separado e unificado visto que a opção de filiais completamente independentes cada uma possuirá também sistemas independentes.
Após a solicitação de configuração de Filial a Digirotas repassará para a agência os números que representam cada Filial no sistema. Dessa forma, ao logar no sistema já configurado o Wintour passará a exibir a tela de escolha de filial onde o usuário deverá digitar o número que representa a Filial que deseja-se acessar, conforme exibe a imagem abaixo.
Após o acesso o sistema exibirá, na barra inferior da tela principal, a informação do número e o apelido da filial que está sendo acessada pelo usuário conforme destacado na imagem abaixo.
No módulo de configurações de senhas e acessos o administrador poderá definir qual(is) filial(is) os usuários terão permissão de acessar e o que cada um terá permissão de executar em cada Filial.
A configuração do usuário é realizada normalmente conforme detalhado no capítulo [Definição de Senhas e acessos]. A diferença se encontra na Inclusão do campo [Navegar em configurações deste usuário em outras filiais], onde ao cadastrar os acessos do usuário o administrador deverá informar o número da filial para a qual as configurações de acesso do usuário são validas. O usuário poderá tanto digitar o número da filial no campo quanto utilizar o botão de navegação.
Durante o cadastro de um novo usuário, será apresentado duas opções de configurações para acesso as filiais:
Visibilidade de vendas: nessa parte deve ser selecionado o acesso do usuário quanto a visibilidade do módulo de vendas
As configurações abaixo respeitam as filiais que o usuário tiver permissão de acessar.
Somente vendas da filial que estiver logado: selecionando essa opção o usuário só poderá visualizar as venda da filial que ele estiver logado, mesmo se ele tiver permissão de visualizar vendas de outras filiais.
Somente vendas do centro de faturamento que estiver logado: selecione essa opção o usuário o usuário poderá visualizar todas as vendas do mesmo centro de faturamento da filial
Todas as vendas: selecionando essa opção o usuário poderá visualizar as vendas de todas as filiais.
Em relação as configurações de acesssos do usuário: informe nessa parte se o usuário terá as suas permissões de acesso aos módulos do sistema diferentes para cada filial que ele tiver permissão de acessar ou se terá as mesmas permissões concedidas para a filial 1.
Configurações de acessos individuais por filial: essa é a opção padrão onde será permitido configurar quais filiais o usuário terá permissão de acessar e também os tipos de permissão que será concedida em cada filial
Apenas uma configuração de acessos válida para todas as filiais (prevalece a configuração da filial1): essa opção agiliza a configuração quando um usuário terá acesso a todas as filiais e suas permissões de acesso serão as mesmas.
Nessa opção o usuário terá acesso a todas as filiais sendo que as configurações de acesso aos módulos das mesmas, serão iguais a que estiver configurado para a filial 1, dessa forma, é obrigatório selecionar a filial 1 (Matriz) durante o cadastro do usuário na tela de seleção das filiais.
Como o usuário terá acesso a todas as filiais cadastradas com as configurações de acesso igual a da filial 1, o botão de navegação das filiais, exibido na tela de configurações de acesso, permanecerá inabilitado nessa opção.
As configurações serão válidas somente onde houver opção de configuração diferenciada por filial.
Essa configuração está relacionada com as permissões de quais filiais o usuário terá permissão de visualizar as vendas através dos relatórios do mapa de produção.
Mesmo com essa opção, é obrigatório configura nas [Configurações de acesso por filial], quais opções do mapas o usuário terá permissão de visualizar.
Figura 160.4. Opções de configuração de visibilidade de vendas através do relatório de Mapa de produção de acordo com as filiais
Mapa de produção - Permissões de acordo com as filiais: essa opção está relacionada com as permissóes de acesso ao mapa de produção de acordo com as filiais do sistema.
Pode Visualizar todas as filiais: selecionando essa opção, o usuário terá permissão de acesso ao mapa de produção de todas as filiais.
Visualiza apenas das filiais onde tem permissão (Obriga a preencher filtro): Essa opção restringe o acesso ao mapa de produção apenas para as filiais que forem configurados os acessos ao mapa.
Essa opção obrigará que no momento da exibição do Mapa seja preenchido o filtro informando a filial que será exibido o relatório.
Nos casos onde o mesmo usuário tenha as mesmas definições de acesso para outra filial, o administrador poderá utilizar o recurso clonar de forma que não seja necessário repetir o processo de configuração para as outras filiais. O mesmo vale para outros usuários que possuam as mesmas configurações de outros usuários já cadastrados.
A clonagem deverá ser realizada apenas se as configurações de acesso entre os usuários forem iguais.
A clonagem de dados da filial de um usuário para outra do mesmo usuário é realizada selecionando-se nas duas colunas da clonagem o login do mesmo usuário. Em seguida o administrador deverá selecionar na coluna da direita a filial que será clonada e na da esquerda a filial que terá as mesmas configurações de acessos da filial clonada. Por fim bastará confirmar as configurações. Conforme exibe a sequencia de imagens abaixo
No assistente de configuração o sistema irá exibir as filiais configuradas onde o administrador deverá selecionar as filiais para as quais a configuração selecionada deverá ser aplicada conforme exibe a imagem abaixo.
Para alterar o número da filial das vendas, os usuários deverão ter a opção [ Alterar a filial ], destacada na imagem abaixo, selecionada.
Para os usuários que possuírem acesso a mais de uma filial, é necessário repetir a operação em todas as filiais em que ele tiver permissão de realizar esse tipo de alteração.
Ajuste a filial a ser configurada no campo [ Configurações válidas para a filial XXXX ], para depois realizar a configuração de acesso desejada.
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Vale relembrar que o administrador poderá definir nas configurações de acesso de mapa de produção se o usuário terá acesso ao mapa de produção de todas as filiais ou se ele terá acesso somente os das filiais que ele tiver acesso. A configuração é realizada na aba [ Mapa de produção ] conforme destacado abaixo.
No módulo de vendas, será exibido um campo contendo o número da filial em que a venda foi lançada. Conforme destacado na imagem abaixo.
Vale ressaltar que os usuários deverão sempre ter a atenção de efetuar os lançamentos das vendas estando devidamente logado na filial de onde a venda foi originada
Usuários com permissão de alterar filial, (clique aqui para saber mais sobre essa configuração), podem alterar o número da filial na venda clicando com o [ botão direito do mouse ] sobre o campo [ Filial ].
Em seguida será exibido o botão [ Alterar filial ];
Após clicar, a janela com as filiais disponíveis no sistema será exibida;
Seleicone a filial e clique em [ Continuar ].
[Atendimento/Vendas] >> [Utilitários]
A informação da Filial é registrada no cadastro do Recibo Série B de acordo com a Filial que o usuário estiver logado.
Alteração da Fillial: se for necessário alterar a filial de um recibo B, usuários com permissão devem clicar com o botão direito do mouse sobre o número da filial e selecionar a opção alterar filial, conforme destacado na imagem abaixo
O número da Filial não será exibido na impressão do Recibo
Todos os relatórios de início e fim de serviço, (embarque/desembarque, check-in/check-out, etc...) permitem realizar a pesquisa filtrando pelas filiais.
O filtro permite selecionar uma ou mais filiais.
Os relatórios de mapa de produção poderão ser exibidos para todas as filiais que o usuário tem permissão de exibir a produção ou também poderá ser utilizado os campos [C.Fat] [Filial].
Explicação dos campos
C. Fat: nesse campo o usuário poderá informar o centro de faturamento da filial que ele deseja exibir o mapa de produção
Filial: nesse campo poderá ser informado o número da Filial que o usuário deseja emitir o mapa de produção
O campo deverá ser preenchido obrigatoriamente pelos usuários que não tem permissão de visualizar o mapa de produção para todas as filiais.
Em seguida serão detalhados alguns pontos importantes do módulo financeiro que são afetados após a configuração de multifilial o Wintour.
Para que o resultado do controle de balancete funcione corretamente, o usuário deverá sempre efetuar os lançamentos de contas a pagar e a receber logado na filial a qual o lançamento de contas a pagar e a receber dizem respeito.
Nas mensalidades Fixas será exibido uma coluna informando de qual filial aquela mensalidade fixa faz parte.
Como as mensais fixas são contabilizadas de acordo com a filial do login que efetuou o cadastro, a atualização das mensais fixas [atualizar mensais fixas], poderá ser realizada de qualquer filial.
O módulo exibirá as mensalidades fixas das filiais com o mesmo centro de faturamento.
Os lotes de baixa agrupada localizados a partir das pesquisas realizadas através botão 'Procurar' do movimento, nos lotes de apropriação de baixas agrupadas será exibido o número da respectiva filial para facilitar a identificação do lote.
Essa identififcação é valida apenas para baixas agrupadas realizadas em filiais com centro de faturamento unificado.
No módulo de Adiantamentos será exibido uma coluna informando de qual filial aquele adiantamento faz parte.
Apesar do número das filiais ser exibido, empenhos e alterações no adiantamento só poderão ser realizados logados na filial do respectivo adiantamento.
Também não é permitido alterar o número da filial de um adiantamento. Se o adiantamento for cadastrado em uma filial incorreta, é necessário cancelar o adiantamento e refazer o cadastro logado na filial correta.
Para as filiais que estejam no mesmo centro de faturamento da filial que a listagem está sendo exibida, as manipulações financeiras do adiantamento, como baixas e estornos poderão ser feitas através do botão Resumo ou do Financeiro.
No módulo financeiro o usuário poderá exibir os seguintes relatórios filtrando seus resultados por centro de faturamento/ filial:
Balancete
Observando que ao exibir o balancete por filial, só serão exibidos os grupos 3 Receitas e 4 Despesas. Os grupos 1 Ativo e 2 Passivo, só serão exibidos para a opção [Todos os Centros de Faturamento/Filiais].
Posição Financeira
Fluxo de Caixa: no fluxo de caixa, a exibição do relatório filtrando por filial exibirá somente a projeção futura do fluxo de caixa, isto é, as Contas a Pagar/Receber da filial.
Observando que tanto os saldos das contas de Ativo como os Adiantamentos só serão exibidos para a opção [Todos os Centros de Faturamento/Filiais].
Ao selecionar uma filial especifica, como as contas de Ativo não são por filial, será exibida a mensagem: "Você selecionou filtro por filial, mas no Wintour as contas de caixa/bancos não são exclusivas de uma determinada filial. Certifique-se de escolher as que você sabe serem utilizadas exclusivamente para a filial selecionada".
Receitas/Despesas - Visão anual
Apenas contas de resultado(receitas ou despessas) são exibidas ao aplicar filtro de filiais
Para as contas de ativo circulante a agência poderá cadastrar as contas do grupo [CAIXA GERAL] para cada uma das filiais e restringir o acesso as contas somente para as filiais que a conta faz parte. O procedimento também poderá ser realizado para o grupo [Banco].
[ Financeiro ] >> [ Financeiro ] >> botão [ Opções ], (disponível no canto superior esquerdo da tela principal do cadastro) >> [ Rateio ].
Da mesma forma como é feito com o rateio de CCA, é possível dividir as despesas entre as filiais. A forma de utilização do módulo é similar a do rateio de CCA, a única diferença é que no momento do rateio o usuário deverá selecionar o rateio por filial conforme exibie a imagem abaixo.
Clique aqui para obter mais informações do módulo de rateio de despesas.
A tela de pesquisa de pagamentos para gerar o arquivo a ser enviado para o banco, exibirá uma coluna com o número da filial para facilitar na identificação de qual filial se refere o pagamento eletrônico cadastrado.
Clique aqui para obter mais informações sobre o módulo de pagamento eletrônico
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Algumas interfaces de importação e exportação contém a informação referente a filial, a saber:
Algumas interfaces permitem que os lançamentos sejam importados com a filial correta
Para não precisar ajustar as filiais das vendas após a importação, para as interfaces que não dispõe da informação da filial, procure importar as vendas estando logado na respectiva filial.
Nas interfaces que integram filial é possível configurar um relacionamento do nome da filial cadastrada no fornecedor da interface com o número da filial do Wintour. Clique aqui para obter mais informações.
Algumas interfaces de exportação permitem que os arquivos sejam gerados filtrando centros de faturamento e/ou a respectiva filial do centro de faturamento informado
Verifique no capítulo do manual das interfaces de exportação que estão sendo uitilzadas, se a informação da filial é disponibilizada para importação.
A pesquisa do relatório de mapa de situação do file pode ser exibida selecionando o centro de faturamento e a filial
Após clicar no botão [ OK ] para exibir o relatório será exibida a tela com para seleção de exibir todos os centros de faturamento ou selecionar centro de faturamento/filiais.
*Escolhendo a opção 2, selecione o centro de faturamento ou apenas uma filial específica e clique em [ OK ] para exibir o relatório.
O relatório conterá uma coluna informando a numeração da filial.
O módulo de reembolsos também possui identificação de filial.
A tela inicial do reembolsos identifica o número da filial que o reembolso foi cadastrado
A numeração da filial é registrada de acordo com a filial que o usuário estiver logado ao salvar o reembolso.
O reembolso só pode ser cadastrado para a mesma filial da venda (quando o campo 'Nr Venda' do reembolso for preenchido). Se não estiver logado na mesma venda, a mensagem de erro será exibida abaixo após sair do campo 'Nr Venda '.
Após salvar, o sistema não permitirá que o número da filial seja alterado.
A pesquisa de reembolsos, disponível a partir do botão [ F8 ], permite pesquisar filtrando pelo número da filial
A listagem de reembolsos, permite pesquisar filtrando pelo número do centro de faturamento e pelo número da filial
No módulo de apoio a emissão de nota fiscal:
Disponível o filtro para exibir o relatório para uma filial específica;
Para cada lançamento, o relatório exibirá uma coluna informando o número da filial ;
No recálculo de parametrizações, após executar o recálculo será exibida a tela para a seleção das filiais que o recálculo da venda deva ser executado.
Clique aqui para saber mais sobre o módulo de recálculo
[Outros] >> [Configurações Gerais] >> [Diversos 2]
Somente usuários com nível de administrador poderão inativar/Ativar filiais.
Após uma filial ser cadastrada a mesma não poderá ser excluída. Dessa forma, a partir desse módulo filiais que não são mais utilizadas poderão ser inativadas pra novos acessos.
Filiais inativadas também poderão ser ativadas novamente nesse módulo.
Para inativar/reativar, selecione a filial (1), e clique no botão [Ativar/Inativar filiais para novos acessos] (2). Em seguida, selecione a mensagem [Desconsidere a mensagem acima e INATIVAR/ATIVAR filial] (3) e clique em [OK]
Mesmo inativada o acesso as filiais permanecerá ativo somente para usuários com nível de administrador.
Abaixo serão listadas algumas sugestões.
O usuário deverá sempre ter a atenção de realizar os lançamentos logado na filial correta, isto é, na filial onde o lançamento realmente ocorreu. Caso contrário a agência poderá obter divergências em seus relatórios financeiros e de produção.
No caso em que a agência possui as filiais 1 e 2, e administrativamente decidiu pedir a configuração do Wintour Internet com centros de faturamento (contas a pagar e a receber) independentes. Ocorre que alguns fornecedores, em alguns casos , centralizam a cobrança em apenas uma das filiais.
Procedimento a ser adotado
Cadastro das vendas: o lançamento das vendas deverá ser realizado efetuado normalmente bastando o usuário estar logado na filial correta.
Pagamento ao fornecedor: na data de pagamento ao fornecedor, como o faturamento é separado, o somatório do contas a pagar da filial 1 + filial 2, deverá bater com o total da fatura. Neste momento, a agência poderá escolher um dos dois procedimentos abaixo :
Opção 1: cada filial faz o seu cheque e a sua baixa no contas a pagar (cada uma emite seu cheque, faz sua baixa e o pagamento ao fornecedor será usando os dois cheques).
Opção 2: a filial 1 faz o pagamento total e a filial 2 ressarce o valor. (Para exemplificar, usaremos os bancos : banco1 e banco2 para representaros bancos das filiais 1 e 2 respectivamente.
Dê baixa no contas a pagar da Filial 1 contra o banco1;
Dê baixa no contas a pagar da Fialia 2 contra o banco1;
A filial 2 faz um cheque/transferência para ressarcir a filial 1, lance um movimento de saída do banco2 e entrada do dinheiro no banco1.
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