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Através desse módulo a agência poderá gerar arquivos contendo as vendas de hotel emitidas utilizando o cartão corporativo HotelCard do Amex.
Após as emissões, as vendas geradas através do cartão HotelCard deverão ser encaminhadas para o Amex através de um arquivo gerado pelo Wintour o qual segue o layout/configuração definido pelo próprio Amex.
Desta maneira, antes de gerar o arquivo será necessário realizar algumas padronizações no Wintour detalhadas a seguir, para que o arquivo exportado esteja em conformidade com o padrão HotelCard.
Antes de realizar a exportação dos arquivos são necessárias algumas configurações iniciais, como também a compreensão de como as vendas deverão ser preenchidas.
O HotelCard não necessita de nenhum código adicional para configuração do mesmo no sistema. para a liberação do módulo HotelCard., entre em contato com nossa equipe de suporte e informe Nome Fantasia da agência.
Durante o cadastro dos Hotéis o usuário deverá observar o preenchimento dos campos conforme destacado na imagem abaixo.
Nome Fantasia (1): preencha nesse campo o nome Fantasia do hotel;
Cidade (2): preencha nesse campo a cidade do hotel;
UF (3): informe o código do estado do hotel;
Cod cidade (IATA) (4): nesse campo deverá ser preenchido o código IATA da cidade do hotel. Observando que o código IATA da cidade deverá estar pré cadastrado.
Utilize a lupa para para localizar as cidades já cadastradas e para realizar o cadastro de novas cidades
[CNPJ] (5): obrigatório preencher o CNPJ dos hotéis;
Para os clientes da agência que possuírem o cartão HotelCard, será necessário realizar algumas inclusões nos seus respectivos cadastros.
Se a agência já usa EBTA para as emissões de aéreo o cadastro apresentado a seguir já terá sido realizado não sendo necessário cadastrar novamente.
O cliente deverá ter seu tipo (1) definido como Jurídico [J] para que o sistema habilite as abas Cartões pessoa jurídica.
Opcionalmente durante as emissões do cliente o mesmo poderá possuir centros de custos na empresa dessa forma nesse campo a agência deverá cadastrar os mesmos para poder realizar as emissões do cliente de acordo com seu Centro de custos.
Explicação dos preenchimentos dos campos imagem (2)
Código Centro de custos: esse campo deverá ser preenchido com o código [CCusto];
Descrição: esse campo deverá ser preenchido com a descrição [Centro de Custos].
Para o primeiro teste de envio do arquivo para o HotelCard, será necessário cadastrar um centro de custo com o código CCUSTO e nome Centro de Custo, para o cliente conforme detalhado na imagem (2):
Opcionalmente durante o processo de emissão a agência poderá ter que informar o nome dos Solicitantes e Aprovadores da emissão. Dessa forma deverá ser realizado o cadastro dos mesmos através da aba [Contatos] (3) do cadastro dos clientes que possuírem o cartão HotelCard.
Para o primeiro teste de envio de arquivo para o Amex a agência deverá cadastrar um contato do cliente com o nome SOLICITANTE e outro contato com o nome APROVADOR.
Na aba [Cartões PJ] deverá ser cadastrado o cartão HotelCard do cliente.
Explicação dos campos imagem (4)
Cartão: esse campo deverá ser preenchido com o código AMEX;
Clique aqui para visualizar algumas observações com relação a visualização e edição de cartões do cliente.
Número: esse campo deverá ser preenchido com o número do cartão;
Vencimento: esse campo deverá ser preenchido com o vencimento do cartão;
Nome Impresso: esse campo deverá ser preenchido com o nome impresso do cartão;
Cod Seg: esse campo deverá ser preenchido com o código de segurança do cartão;
Dia vct Cartão: esse campo deverá ser preenchido com o dia de vencimento do cartão;
Cartão corporativo: selecione EBTA
Essa informaçao é importante para que nas importações de vendas HOTEL CARD o Wintour cadastre as emissões com a forma de pagamento EB.
Além desse campo o sistema irá verificar se o número do cartão de crédito importado é igual ao número cadastrado. Em alguns casos é necessário relacionar o o número dos cartões.
Clique aqui para obter informações sobre relacionamento de número de cartões de crédito para importação nas interfaces.
Opcionalmente durante o processo de emissão a agência poderá ter que informar o nome do Departamento do passageiro nas emissões realizadas através do Hotel Card. Dessa forma, deverá ser realizado o cadastro dos mesmos através da aba [Departamentos] (5) do cadastro dos clientes que possuírem o cartão HotelCard.
Para o primeiro teste de envio de arquivo para o HotelCard a agência deverá cadastrar um Departamento com o nome DEPARTAMENTO
Em alguns casos a agência tem a necessidade de efetuar lançamentos de vendas com cartão próprio da agência (CP), sendo que esse cartão é um cartão do tipo HotelCard.
Se a agência já usa EBTA para as emissões de aéreo o cadastro apresentado a seguir já terá sido realizado não sendo necessário cadastrar novamente.
Sugerimos a leitura do capítulo sobre Cartão de Crédito Próprio da Agência (CP), para maiores detalhes sobre cartão próprio.
O primeiro passo a ser realizado é efetuar o cadastro do cartão HotelCard da agência como Fornecedor.
O cadastro deverá ser realizado observando o preenchimento do campo [Código], o qual deverá iniciar com os caracteres EB, por exemplo, EB-Agência (1)
Em seguida, no campo [Nome Fantasia] (2), deverá ser preenchido o nome Fantasia da Agência.
Deverá ser cadastrado os dados do cartão HotelCard da agência através do botão [+], disponível na guia [Cartões] do cadastro de fornecedores, observando:
O campo [Cartão] deverá ser preenchido com o código AMEX (3);
O campo [Número] que deve ser preenchido com o número do cartão HotelCard (3).
Na importação de vendas com cartão próprio, para o Wintour preencher a forma de pagamento CP é necessário que o número do cartão de crédito esteja cadastrado. Para as interfaces que não enviam a numeração completa do cartão, é necessário realizar o relacionamento do número do cartão do Wintour com o número do cartão enviado pela a interface.
Clique aqui para realizar a leitura do manual sobre relacionamento de númeração de cartão de crédito.
O sistema permite duas formas de lançamentos de vendas HotelCard:
Cartão HotelCard do Cliente;
Cartão HotelCard da Agência.
Abaixo serão destacados os campos da tela de vendas que necessitam de atenção especial durante o preenchimento de uma venda HotelCard, em seguida, segue a explicação textual de cada campo.
Para os casos de cobrança de TAXA DU/RAV ou FEE à vista/faturado dos clientes, o sistema permite preencher os valores nos seus respectivos campos da coluna À vista/Faturado. Nesses casos, o valor da DU/RAV e FEE será gerado como pendencia de recebimento do cliente.
Campos de venda
Produto: preencha o campo somente com produtos que sejam do grupo hotel;
Forma de Pagamento: só entrarão no arquivo HotelCard as vendas de hotéis com forma de pagamento = EB (EBTA)
Cia/Opr/Htl: esse campo deverá ser preenchido com o hotel contratado pelo cliente.
Cliente: as vendas HotelCard deverão ser preenchidas somente com clientes jurídicos que utilizem o HotelCard,
Centro de custos: caso o cliente possua centro de custos, esse campo deverá ser preenchido com o código do centro de custos cadastrado previamente no cadastro do cliente;
É obrigatório o preenchimento do campo Centro de Custo somente no teste inicial para aprovação do arquivo pelo HotelCard,
Pax: ao passar pelo campo PAX (6) será exibida a tela apresentada na figura (6).
Preenchimento dos campos
Código de autorização Cartão : esse campo deverá ser preenchido com o código de autorização de emissão informado pelo Hotel no ato da emissão/reserva;
Numero do cartão de crédito: campo para preenchimento do número do cartão HotelCard do cliente.
Se existir somente 1 cartão bandeira AMEX cadastrado no cadastro do cliente, o sistema preencherá automaticamente o campo número do cartão após o acesso do campo [PAX].
Se o cliente possuir mais de um cartão AMEX, será necessário clicar na lupa para localizar os cartões de bandeira AMEX do cliente.
Explicação das opções
Visualizar o número do cartão
Essa opção permite visualizar o número completo do cartão selecionado
Somente usuários com permissão configurada no cadastro de usuários do sistema, terão acesso a visualização completa de todos os dígitos do cartão do cliente
Alterar o número do cartão
Essa opção permite localizar os cartões com bandeira Amex cadastrados no sistema
Durante a pesquisa serão exibidos somente cartões com bandeira Amex
No teste inicial para aprovação do arquivo junto ao EBTA, utilize o cartão cadastrado anteriormente com número fictício iniciando com 3764 + 11 (onze) dígitos aleatórios;
Pax: esse campo deverá ser preenchido com o nome do Pax (passageiro) utilizando o padrão Sobrenome/Nome.
Matrícula: esse campo poderá ser preenchido com o número da matricula do passageiro na empresa que ele trabalha
É obrigatório o preenchimento do campo Matricula somente no teste inicial para aprovação do arquivo pelo HotelCard,
Nr. Requisição : caso o cliente solicite, esse campo poderá ser preenchido com o número de requisição informado pelo cliente.
É obrigatório o preenchimento do número de requisição somente no teste inicial para aprovação do arquivo pelo HotelCard,
Solicitante: caso o cliente solicite, esse campo poderá ser preenchido com o nome do solicitante da passagem. Lembrando que o Solicitante deverá estar cadastrado como contato dentro do cadastro do cliente
É obrigatório o preenchimento do Solici tante somente no teste inicial para aprovação do arquivo pelo HotelCard,
Aprovador: caso o cliente solicite, esse campo deverá ser preenchido com o nome do Aprovador da emissão. Lembrando que o Aprovador deverá estar cadastrado como contato dentro do cadastro do cliente ;
É obrigatório o preenchimento do Solicitante somente no teste inicial para aprovação do arquivo pelo HotelCard,
Departamento: caso o cliente solicite, esse campo deverá ser preenchido com o nome do Departamento do passageiro. Lembrando que o Departamento deverá estar cadastrado no campo Departamento, dentro do cadastro do cliente ;
É obrigatório o preenchimento do Departamento somente no teste inicial para aprovação do arquivo pelo HotelCard,
Rota/Descrição de serviços: a exportação prevê um roteiro em formato padronizado, por esse motivo, nas vendas HotelCard não será possível digitar o roteiro de maneira manual, somente com a máscara de padronização.
Desta maneira, ao entrar no campo roteiro (12) de vendas com forma de pagamento EB, será aberta uma janela para cadastro dos detalhamentos do serviço do hotel, como pode ser visualizado na figura (12).
Os campos destacados na imagem (12) deverão ter atenção no momento de seu preenchimento conforme descrito abaixo:
Tipo Apt (Tipo apartamento) (A): respeitando os padrões SGL, DBL, QDP, TWN.
Categ Apt (Categoria do apartamento) (B): respeitando os padrões LUX, STD.
Para as vendas que foram importadas e os respectivos campos forem preenchidos em um formato diferente do explicado anteriormente para não alterar venda por venda, cadastre um relacionamento dos tipos no botão [Infos exportar] disponível dentro do módulo [EBTA - HotelCard]. Clique aqui para visualizar a explicação.
Abaixo serão explicados apenas os campos novos no lançamento da venda HotelCard próprio.
Os outros campos deverão ser preenchidos observando a explicação da sessão anterior
Explicação do preenchimento dos campos em destaque
Forma de Pagamento: esse campo deverá ser preenchido com a forma de pagamento CP
Cartão Próprio: esse campo deverá ser preenchido com o código do cartão próprio HotelCard cadastrado em Fornecedores, conforme explicado anteriormente em Configurações para o cartão HotelCard sendo da própria Agência.
O acesso é realizado através de [Atendimento/Vendas] >> [Interfaces] >> guia [Exportação] >> [HotelCard Amex (Hotel)]
Exportar Venda / Gerar novo arquivo HotelCard: através desse botão que o usuário irá gerar novos arquivos para o HotelCard.
Explicação dos campos
Período de emissão: nesse campo deverá ser preenchido o período de emissão das vendas com cartão Amex que serão exportadas para o arquivo HotelCard.
Clientes (Opcional): opcionalmente o arquivo HotelCard poderá ser gerado somente para um cliente específico bastando esse campo ser preenchido com o código do mesmo. Caso esse campo não seja preenchido serão exportadas as vendas de todos os clientes com forma de pagamento EB (HotelCard) que se encontrarem dentro do período informado.
Números de cartões: o arquivo pode ser gerado filtrando pelo número dos cartões de crédito dos clientes.
Esse filtro pode ser preenchido independentemente do campo Cliente.
Exportar: através desse botão o sistema irá gerar o arquivo HotelCard.
Durante o processo de exportação dos dados o sistema fará a checagem se as vendas emitidas no período estão com todos os campos de acordo com o layout do HotelCard.
Caso o sistema encontre alguma divergência dentro das vendas do período, será exibida uma tela com informações sobre eventuais erros. As mensagens conterão criticas autoexplicativas onde o próprio usuário poderá realizar os devidos ajustes apresentados na mensagem.
Os arquivos gerados, serão salvos em uma pasta, com o nome HotelCard, na área de trabalho do computador que gerar o arquivo.
Tela de seleção: antes de gerar o arquivo o sistema irá exibir uma pré tela contendo todas as vendas do produto do grupo hotel e com forma de pagamento EB que foram encontradas.
Deixe selecionado somente as vendas desejadas e clique em [OK] para gerar o arquivo.
Estando tudo certo com a emissão, será exibida a tela de confirmação. clique em [Sim] para abrir a pasta onde o arquivo foi salvo.
Os arquivos gerados serão salvos na área de trabalho do computador que gerar o arquivo dentro da pasta com o nome EbtaHotelCard.
O arquivo não será gerado se existir inconsistências em qualquer uma das emissões selecionadas. A telas abaixo serão exibidas.
Os erros descrevem o que está impedindo o lançamento da venda. Ao final de cada erro será exibido o número da venda com o erro.
Se a listagem possuir muitas vendas com erros distintos clique em imprimir ou copiar o texto para salvar a tela para salvar as informações.
Através dos itens destacados na imagem abaixo o usuário poderá realizar a manutenção dos arquivos HotelCard gerados no Wintour.
Venda: essa coluna conterá as informações dos números das vendas contida no arquivo aberto;
Cia: essa coluna exibirá o código das cias aéreas;
F.pgt: essa coluna exibirá a forma de pagamento das cias aéreas;
Nr Doc: essa coluna exibirá o número do bilhete;
Cliente: essa coluna exibirá o código do cliente;
Pax: essa coluna exibirá o nome do passageiro;
Esse campo exibirá o número do arquivo que acabou de ser gerado ou foi aberto para manutenção
O número do arquivo é gerado sequencialmente pelo Wintour.
Através dessa opção, o usuário poderá abrir um arquivo através do número do mesmo. Após abrir o arquivo o sistema exibirá todas as vendas contidas dentro do arquivo.
Caso não recorde o número do arquivo, utlize o botão [ Procurar Arquivo ] para localizar.
Utilize essa opção para localizar os arquivos que já foram gerados. A pesquisa poderá ser realizada da seguinte forma:
Período de geração: permite pesquisar pelo período de emissão do arquivo
Período restrito a 30 dias
Numeração do arquivo: permite pesquisar pela numeração do arquivo
Utilize o botão de ajuda e verifique as opções para informar mais de um número de arquivo ou uma faixa de arquivos.
Numeração da venda: permite pesquisar por arquivos apartir da numeração das vendas
Utilize o botão de ajuda e verifique as opções para informar mais de um número de vendas ou uma faixa de vendas.
Utilize essa opção para incluir vendas no arquivo
Essa opção estará disponível após a venda ter sido aberta utilizando o botão [ Abrir ] ou [ Procurar ]
Utilize essa opção para remover vendas do arquivo
Essa opção estará disponível após a venda ter sido aberta utilizando o botão [ Abrir ] ou [ Procurar ]
As vendas removidas poderão ser incluídas em um arquivo existente ou geradas dentro de um novo arquivo.
Utilize o botão [Infos. exportar] apenas quando o formato de preenchimento dos campos 'Tipo 'e 'Categoria' de apartamento da rota completa da venda for preenchido em um formato diferente do padrão exigido pelo HotelCard.
Campo: selecione o campo a ser configurado
Tipo de apartamento:
Os formatos validos para o HotelCard são: SGL, DBL, TPL, QDP e TWN.
Categ do apartamento:
Os formatos validos para o HotelCard são: STD, LUX.
Informação no Wintour: preencha nesse campo o formato de preenchimento no Wintour.
Substituir por: preencha com a formato padrão que a informação digitada anteriormente deve ser substituida no momento que o arquivo é gerado.
Exemplo 103.1. Exemplo de cadastro de informação a exportar
Exmplo da configuração de 1 informação para o campo 'Tipo apartamento':
Informação no Wintour: SINGLE - Substituir por: SGL.
Com essa configuração, quando o campo Tipo de apartamento estiver preenchido com SINGLE terá a informação substituída para SGL no arquivo HotelCard.
Repita o cadastro para todas as configurações necessárias.
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