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Apesar de não ser um sistema contábil fiscal, o Wintour dispõe de um módulo com toda a estrutura hierárquica necessária para um Plano de contas. Toda a parte financeira é baseada em contas e essas contas encontram-se cadastradas nesse módulo através do qual o usuário poderá administrar todo o conjunto de contas cadastradas realizando novos cadastros, alterações e exclusões. Após realizar um cadastro no sistema, de clientes, por exemplo, o sistema insere automaticamente o cadastro na hierarquia que diz respeito ao cadastro de clientes no plano de contas. Como será apresentado a seguir o sistema permite que sejam cadastradas contas diretamente no Plano de contas desde que essas contas não possuam módulos próprios de cadastro como Fornecedor, Emissor, Cliente, etc. Contas de despesas, Contas de bancos ou caixas de filiais, são alguns exemplos de contas que poderão ser cadastradas.
Para um bom uso da parte Financeira do Wintour é fundamental o conhecimento da estrutura do plano de contas oferecida pelo mesmo.
Incluir[F3], Apagar[F4], Alterar[F5]: padrões explicados no capítulo 1;
Imprimir: através desse botão o usuário poderá imprimir o plano de contas;
XML: através desse botão o sistema permite exportar o conteúdo do plano de contas no formato XML;
Procurar: através desse campo o usuário poderá realizar pesquisas de contas no plano de contas. A pesquisa poderá ser realizada por:
Procurar por Código: o sistema realizará a pesquisa procurando por códigos que condigam com o digitado no campo [Procurar];
Procurar por Descrição: o sistema realizará a pesquisa procurando por Descrições que condigam com a digitada no campo [Procurar];
O usuário poderá clicar nos botões de procurar até que o sistema retorne com a resposta ou com a mensagem de que a conta não foi encontrada.
Exibir contas de clientes: sendo esse campo selecionado o sistema passará a exibir no plano de contas todas as contas cadastradas de clientes;
Exibir contas de fornecedores: sendo esse campo selecionado o sistema passará a exibir no plano de contas todas as contas cadastradas de fornecedores;
Conforme mencionado anteriormente o Plano de contas do Wintour Internet é hierárquico, isto é, dividido em grupos e subgrupos e contas permitindo que a estrutura do mesmo esteja distribuída de forma organizada. O Plano de contas dispõe de 4 grupos:
Ativo
Passivo
Receitas
Despesas
Cada um desses grupos terá seus diversos subgrupos e contas. Dessa forma as contas que serão utilizadas deverão ser cadastradas sempre no nível 4 da hierarquia, onde os subgrupos e grupos estarão presentes apenas para organizar a estrutura do plano de contas. A figura abaixo demonstra a hierarquia do grupo Ativo destacando alguns dos grupos, subgrupos e contas do Ativo.
Nivel 1: esse nível está sempre relacionado a um dos 4 grupos do plano de contas, Ativo, Passivo, Receitas e Despesas, dessa forma o sistema não permite cadastrar grupos no Plano de Contas;
Nivel 2: nesse nível poderão ser cadastrados subgrupos que auxiliarão na organização estrutural do plano de contas. Como esse nível tem a função apenas de organização o mesmo não poderá ser utilizado para cadastro de lançamentos, contudo seu cadastro é de fundamental importância para a organização das hierarquias;
Nivel 3: nesse nível também permanece o cadastro de subgrupo, contudo, um subgrupo do nível 2. Seu objetivo ainda é de auxiliar na organização estrutural do plano de contas;
Nivel 4: esse sim é o nível onde as contas que serão efetivamente utilizadas ao efetuar lançamentos, serão cadastradas. As contas de nível quatro deverão sempre ser cadastradas dentro dos subgrupos de nível 3;
Esse grupo contém as contas de bens e direitos da Agência. Tem como subgrupos principais:
Ativo circulante: nesse subgrupo ficam concentrados os subgrupos referentes aos valores de ativo circulante da agência
Caixa Geral: esse subgrupo contempla as contas relacionadas ao caixa físico da Agência (cofre localizado na agência). Por padrão as contas [CAIXA], [CHEQUE PRE] e [CHEQUE DEVOLVIDO] já se encontram cadastradas.
Bancos: nesse subgrupo deverão ser cadastradas a(s) conta(s) que representa(rão) o(s) banco(s) que a agência possui conta. Por padrão a conta [DEPÓSITO NÃO IDENTIFICADO] já se encontra cadastrada;
Aplicações Financeiras: esse subgrupo terá cadastrados as contas de aplicações financeiras da Agência. Por padrão a conta [Renda Fixa – Banco X] já se encontra cadastrada e poderá ser alterada para o nome do banco da agência.
Ativo realizável: nesse subgrupo ficarão as contas de ativo realizável que contempla as contas a receber da agência. As contas presentes nesse subgrupo são [CLIENTES] [CARTÕES DE CRÉDITO].
As contas de Clientes e Cartões de Créditos não poderão ser cadastradas diretamente no plano de contas, mas sim em seus respectivos módulos;
Ativo Imobilizado: nesse grupo serão encontradas as contas que se referem aos bens da agência. Dentro desse subgrupo poderão ser cadastrados todo e qualquer bem imobilizado da agência tais como [MOVEIS E EQUIPAMENTOS], [VEICULOS];
As contas cadastradas nesse subgrupo não serão consideradas despesas pelo sistema, mas sim um bem imobilizado dessa forma, ao realizar um lançamento de uma compra de veiculo, por exemplo, e utilizar uma conta desse nível o sistema não computará a compra como uma despesa. Caso a agência considere a compra de qualquer bem uma despesa tal conta deverá ser cadastrada no grupo DESPESAS que ainda será apresentada nesse capítulo.
Esse grupo contém subgrupos e contas relacionadas às obrigações da Agência. Tem com como principais subgrupos.
Passivo Circulante: Esse subgrupo contém as obrigações a pagar/repassar da agência
Fornecedores: esse grupo contém as contas dos Fornecedores da Agência.
Emissores e Promotores e Gerentes: contem as contas de Emissores promotores e gerentes da agência;
Recursos de Terceiros (Temporários): esse subgrupo contém as contas dos recursos temporários da agência. Os recursos temporários são valores que a agência recebe, mas não é devido à mesma tendo assim que repassar o mesmo ao proprietário de direito. As principais contas de recursos temporários são [Tarifa], [Taxa de embarque],
Patrimônio Liquido: esse subgrupo representa o patrimônio liquido da empresa tem como principais subgrupos:
Capital Social: esse subgrupo representa o investimento efetuado na empresa pelos seus proprietários e acionistas:
Saldos Anteriores: esse subgrupo contém as informações pertinentes aos saldos anteriores da empresa. Possui como principais contas:
Saldo Anterior: essa conta geralmente é utilizada para abertura de saldo das Contas de Ativo circulante (CAIXA GERAL) (BANCO);
Ajuste de Saldo: essa conta geralmente é utilizada para corrigir os valores das contas de Ativo Circulante (CAIXA GERAL) (BANCO);
Contas a pagar antes da implantação do sistema: essa conta geralmente é utilizada para lançamentos de contas a pagar antes da implantação do sistema. Essas contas não serão contabilizadas como Despesa, mas sim como Patrimônio Liquido;
Contas a receber antes da implantação do sistema: essa conta geralmente é utilizada para lançamentos de contas a receber antes da implantação do sistema. Essas contas não serão contabilizadas como Despesa, mas sim como Patrimônio Liquido;
Esse grupo contém os subgrupos e contas que representam as receitas da empresa. Tem como principais subgrupos:
Receitas Operacionais: esse subgrupo representa todas as contas que dizem respeito às receitas que dependem da operação principal da agência (vendas dos produtos de turismo) para serem geradas. Seus principais subgrupos são:
Operações de terceiros: esse subgrupo contempla todas as contas de receitas da agência proveniente de operações com terceiros. As principais contas são: Receitas de Comissões, Receitas de Over, Markup sobre Vendas Net, Taxa DU/RAV, Fee;
Receitas de Diferenças de Reconciliações: esse subgrupo contém contas de receitas da agência proveniente a operações que geram diferenças e arredondamentos ocorridos no ato de pagamento/recebimento de um valor. As principais contas são: Recebimento de relatório a maior, Pagamento de relatório a Menor, Arredondamento de recebimento A Maior, Arredondamento de Pagamento A Menor.
Receitas Anteriores a implantação do sistema: diferentemente da conta apresentada no grupo Passivo essa conta poderá ser utilizada para contabilizar a receita gerada por valores pendentes de recebimentos que foram gerados antes da implantação do Wintour na agência.
Taxas Adicionais: diferentemente das receitas com operações de terceiro, esse subgrupo representa as receitas de vendas que são definidas/determinadas pela própria agência ,(e não por um fornecedor/terceiro). Uma receita desse tipo mais conhecida é o FEE. Em resumo, esse subgrupo irá conter taxas extras definidas pela a própria agência que serão cobradas dos clientes.
Operação Própria – Receitas: esse subgrupo representa as receitas operacionais da agência baseadas em suas operações próprias, isto é, quando a própria agência monta e comercializa seus próprios produtos. Tem como principais contas Operações Próprias Receitas de Tarifas, Operações Próprias Receitas em Taxas;
Receitas não Operacionais: esse subgrupo representa todas as contas que dizem respeito às receitas que não dependem da operação principal da Agência para serem geradas. Tem como principal Subgrupo:
Receitas Financeiras: esse subgrupo contém as contas relacionadas a receitas da agência geradas por ações não operacionais. As principais contas são: Receita de Juros – Parcelamento de Clientes, Receitas de Juros por atraso, Juros Recebidos por empréstimo, Receita de Multa por atraso.
Receitas Temporárias: esse subgrupo poderá conter as contas de receitas temporárias da agência;
Esse é o maior grupo do plano de contas. É composto por subgrupos e contas que representam as despesas da empresa. Seus principais subgrupos são:
Despesas Operacionais: esse subgrupo contém subgrupos e contas relacionadas a todas as despesas envolvidas no processo operacional da Agência seus principais subgrupos são:
Aluguéis e condomínios: composto por contas referentes a despesas de aluguel e condomínios;
Despesas com pessoal: composto por contas referentes a despesas de com funcionários;
Despesas de Comunicação: composto por contas referentes a despesas de comunicação;
Impostos e Taxas: composto por contas referentes a despesas com Impostos e Taxas;
Despesas de Publicidade e Propaganda: composto por contas referentes a despesas com publicidade e propaganda;
Despesas de Transportes: composto por contas referentes a despesas de com transportes;
Despesas Administrativas: composto por contas referentes a despesas Administrativas como: Xerox, Moto boy, etc.;
Despesas com Energia Elétrica: composto por contas referentes a despesas com energia Elétrica;
Despesas com serviços de Terceiros: composto por contas referentes a despesas de serviços com terceiros como Advogado Contador, Encanador etc.;
Despesas Bancárias: composto por contas referentes às despesas Bancárias como, Talão de cheques, IOF;
Despesas de Diferenças em Reconciliações: esse subgrupo contém contas de despesas da agência proveniente a operações que geram diferenças e arredondamentos ocorridos no ato de pagamento/recebimento de um valor. As principais contas são: [Pagamento de relatório a maior], [Recebimento de relatório a Menor], [Arredondamento de recebimento A Maior], [Arredondamento de Pagamento A Menor];
Sindicatos Patronais e Associações: composto por contas referentes às despesas com Patronais e Sindicatos como, ABAV, SINDETUR;
Pró Labore e Retiradas de Lucros: composto por contas referentes às despesas com retirada de lucros e Pró Labore;
Material de Escritório: composto por contas referentes às despesas relacionadas a material de escritório;
Despesas Diversas: composto por contas referentes às despesas Diversas da Agência como Açúcar, Café, Água Potável;
Despesas de Segurança: composto por contas referentes às despesas referentes À segurança da Agencia como, Câmera, Vigia, Monitoração de Alarme;
Despesas Anteriores a Implantação do sistema: diferentemente da conta apresentada no grupo Passivo essa conta poderá ser utilizada para contabilizar a despesa gerada por valores pendentes de pagamento que foram gerados antes da implantação do Wintour na agência;
Descontos em Vendas: composto por contas referentes às despesas referentes a descontos oferecidos a clientes na venda como, desconto e repasse de Over.
As contas pré-cadastradas nesse subgrupo são de uso do sistema na venda dessa forma não será possível excluí-las;
Operação Própria – Despesas: esse subgrupo representa as despesas operacionais da agência baseadas em suas operações próprias, isto é, quando a própria agência monta e comercializa seus próprios produtos. Tem como principais contas [Operações Próprias Despesas de Tarifas], [Operações Próprias Despesas em Taxas];
Comissionamento a Agências Clientes: composto por contas referentes a despesas de repasse de comissionamento à clientes.
As contas pré-cadastradas nesse subgrupo são de uso do sistema na venda dessa forma não será possível excluí-las;
Despesas com operadoras de cartão de crédito: composto por contas referentes a despesas de taxas com as operadoras das maquinetas de cartão de crédito;
As contas pré-cadastradas nesse subgrupo são de uso do sistema na venda dessa forma não será possível excluí-las;
Despesas de Reembolsos: composto por contas referentes a despesas de reembolsos. As contas desse subgrupo são [Reembolsos Pagos], [Reembolsos recebidos], [ISS Pago a Fornecedor];
As contas pré-cadastradas nesse subgrupo são de uso do sistema na venda dessa forma não será possível excluí-las;
Despesas Não Operacionais: esse subgrupo contém as despesas da agência consideradas não operacionais. Tem como subgrupo
Despesas Financeiras: composto pelas contas referentes a despesas Financeiras não operacionais da agência como. [Juros Fornecedor], [Pagamentos de Juros por empréstimos]
Conforme mencionado no inicio desse capítulo o Wintour por padrão possui uma estrutura de plano de contas montada, contudo a estrutura apresentada é flexível podendo o próprio usuário realizar as Inclusões, Alterações e Exclusões de subgrupos e contas que julgar necessárias. Vale observar que as contas que são de uso do sistema e aquelas que possuem módulo próprio de cadastro não poderão ser excluídas no Plano de Contas. Estando o plano de contas cadastrado corretamente, o sistema estará em condições de informar ao usuário diversas situações financeiras dentre elas:
Qual foi o total de despesa no período (semana, mês, ano);
Qual foi o total de despesas operacionais no período;
Qual foi o total de Despesas com Pessoal no período;
Quanto foi gasto com salário, FGTS, Vale transporte no período;
Portanto, para obter as respostas do sistema adequadamente, é fundamental que o usuário saiba classificar uma conta.
Ao cadastrar uma nova conta o usuário deverá observar se já existe um subgrupo onde a nova conta possa ser cadastrada, caso não exista deverá ser cadastrado primeiramente um subgrupo e em seguida a conta. O usuário também deverá observar a numeração correta da nova hierarquia que está sendo criada. A fim de facilitar ao realizar um novo cadastro o usuário poderá selecionar a ultima conta ou subgrupo já cadastrado após a qual a nova hierarquia deverá ser criada dessa forma o sistema já preencherá automaticamente o campo Hierarquia com a próxima numeração
Explicação dos campos
Hierarquia: esse campo deverá ser preenchido com o código numérico que identificará o subgrupo ou a conta;
Código da conta: esse campo deverá ser preenchido com o código do subgrupo ou da conta. O código deverá conter até no máximo 10 caracteres. O ideal é que o código seja algo que remeta a conta.
Descrição: esse campo deverá ser preenchido com uma breve descrição da conta.
Receitas/Despesas Fixa: utilize esse campo para marcar se a conta que está sendo cadastrada se refere a uma receita/despesa fixa ou não.
Essa opção está disponível apenas para todas as contas do grupo de receitas e despesas.
Ativo: caso a conta não esteja mais ativa esse campo poderá ser desmarcado.
Os subgrupos desse nível deverão ser cadastrados somente quando o usuário desejar cadastrar uma conta e não encontrar um subgrupo correto para cadastrar sua conta. O subgrupo de nível 2 é identificado pelo fato de que os dois primeiros dígitos sejam diferentes de zero e os dois últimos, iguais a zero conforme exibe a imagem abaixo.
Os subgrupos desse nível deverão ser cadastrados somente quando o usuário desejar cadastrar uma conta e não encontrar um subgrupo para correto para cadastrar sua conta. O subgrupo de nível 2 é identificado pelo fato de que os três primeiros dígitos sejam diferentes de zero e o ultimo últimos igual a zero conforme exibe a imagem abaixo.
O nível 4 da hierarquia é onde são cadastradas efetivamente as contas que poderão ser utilizadas pelo usuário, os outros níveis abordados anteriormente são apenas subgrupos para auxiliar na organização do plano de contas. O que identifica a conta nível 4 é que a mesma nunca termina com zero, mas sim com o seu respectivo número da hierarquia.
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